By Safrin Lamusrin, Yasrin A. Abas, & Umar Rahman
Mengapa Anda memiliki rapat organisasi yang terlihat seperti sinetron tanpa mengakhirinya ? Dimulai dengan banyak orang , berlanjut dengan berbagai argumen panjang , dan berakhir tanpa keputusan yang dibuat dengan jelas . Jika demikian halnya , maka banyak organisasi menghadapi masalah yang sama : rapat yang perlu menjadi topik diskusi dan pengambilan keputusan yang berubah menjadi perdebatan tentang panjang tanpa solusi . Bagaimana ini bisa terjadi ?
1. Terlalu Banyak Bicara, Sedikit Kesimpulan
Salah satu alasan utama alasan Mengapa organisasi berakhir dengan dramatis adalah karena selalu ada banyak pertanyaan yang tidak dapat dijawab. organisasi akhirnya menjadi dramatis adalah bahwa selalu ada banyak pertanyaan yang tidak dapat dijawab. cara yang dramatis. mereka yang senang mengulang-ulang paragraf yang sudah ditulis, yang lain yang mengemukakan ide-ide baru yang tidak relevan, dan ada pula yang merasa harus menjelaskan keberadaan mereka dengan cara yang ringan. Ada adalah orang yang senang menggunakan poin yang sudah pernah dibahas, ada yang membuat komentar baru yang tidak relevan, dan orang-orang ituyang sekadar perlu menjelaskan keberadaannya dengan cara yang jelas dan ringkas. yang gemar menggunakan poin-poin yang sudah pernah dibahas, sebagian yang mengemukakan komentar-komentar baru yang tidak relevan, dan sebagian yang sekadar perlu menjelaskan keberadaannya dengan cara yang jelas dan ringkas Apa adalah hasilnya? hari ini seperti apa adanya, maka jangan heran jika organisasi Anda berada di tempat yang tepat. Waktu habis untuk diskusi tidak fokus, dan keputusan penting justru terabaikan. Jika semuanya tampak sepertinya, maka jangan heran jika organisasi Anda berjalan di tempat.
2. Tidak Ada Agenda yang Jelas
Ibarat perjalanan tanpa peta tanpa agenda. Setiap seseorang harus berkumpul , berbicara, dan lalu bingung. Agenda yang tidak jelas akan menimbulkan diskusi tentang bagaimana cara melanjutkannya , dan pada akhirnya , tidak ada kesimpulan yang spesifik. diskusi tentang cara melanjutkan , dan pada akhirnya, tidak ada kesimpulan yang spesifik. Akan lebih baik jika semua orang memulai dengan agenda yang jelas dan fokus pada poin - poin yang disebutkan di atas. Akan lebih baik jika semua orang memulai dengan agenda yang jelas dan fokus pada poin -poin yang disebutkan di atas. Jauh lebih efisien dan tidak merusak!
3. Terlalu Banyak Orang, Terlalu Banyak Pendapat
Semakin banyak pikiran kreatif, semakin banyak hal yang terjadi. Ini bisa berfungsi dalam beberapa situasi, tetapi jika tidak dipantau, rapat dapat berubah menjadi perdebatan kusir. Banyak organisasi sering mengundang terlalu banyak orang untuk menghadiri rapat, termasuk orang-orang yang tidak perlu hadir. Oleh karena itu, semua orang merasa perlu berbicara, dan pertemuan menjadi terlalu bertele-tele. Meskipun demikian, beberapa orang tidak perlu terlibat dalam setiap keputusan kecil.
4. Tidak Ada Tindakan Setelah Rapat
Ini adalah bagian yang paling terserap. Setelah berjam-jam berbicara, pertemuan itu akhirnya berakhir tanpa membuat keputusan yang jelas. Tidak ada yang benar-benar mengetahui siapa yang harus melakukan apa, kapan harus dilakukan, atau bagaimana tindakan selanjutnya akan dilakukan. Jika ini terus terjadi, rapat akan menjadi formalitas yang tidak produktif dan tidak produktif.
5. Ego dan Drama Personal
Beberapa pertemuan berubah menjadi arena pertengkaran karena keangkuhan yang berlebihan. Ada yang ingin selalu didengar, ada yang tidak mau kalah, dan ada juga yang sengaja membuat suasana menjadi tidak menyenangkan dengan memasukkan masalah pribadi ke dalam percakapan. Tujuan dari rapat seharusnya adalah untuk bekerja sama, bukan untuk menunjukkan siapa yang paling cerdas atau paling berkuasa. Tidak mengherankan jika pertemuan berakhir dengan terjadi tanpa hasil jika kepentingan pribadi lebih penting daripada tujuan organisasi.
Bagaimana Cara Menghentikan Drama Ini?
Kalau Anda ingin rapat organisasi lebih efektif, coba terapkan beberapa langkah ini:
1. Tetapkan agenda yang jelas sebelum rapat dimulai.
2. Batasi peserta rapat hanya kepada mereka yang benar-benar berkepentingan.
3. Tentukan batas waktu untuk setiap diskusi agar tidak berlarut-larut.
4. Dorong setiap peserta untuk langsung ke inti masalah, tanpa bertele-tele.
5. Pastikan ada keputusan konkret dan tindakan yang jelas setelah rapat.
Jika langkah-langkah ini diterapkan, rapat organisasi Anda tidak akan lagi seperti drama tanpa akhir. Sebaliknya, akan menjadi pertemuan yang efisien, penuh solusi, dan tentu saja tidak membuat lelah.
Jadi, apakah Anda siap mengubah cara rapat organisasi Anda?